Client第59回日本痛風・尿酸核酸学会 様
導入時期2025年 ～ 2026年3月
- サービス内容
- 学会運営業務
第59回日本痛風・尿酸核酸学会 運営業務
- イベント企画運営
- ＃学術大会
- ＃イベント運営
- ＃学会運営
お話してくださった方
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山内高弘 様福井大学医学部教授
第59回日本痛風・尿酸核酸学会大会長
外部委託に至った背景
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学会準備・運営でどのような課題がありましたか？なぜ外部に発注されたのでしょうか？
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山内様 ：学会の規模を考えると、約300人程度の大会であれば、20年以上前は学内の教室スタッフで運営することが一般的でした。
しかしこの20年ほどは、学会運営の実務は外部に委託し、研究や本来の業務に専念することで、全体の業務負担を軽減するという考え方が主流になってきています。
私たちも、コア業務に集中したいという思いから、運営業務の外部委託を選択しました。
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外部委託を選択されたわけですが、特に負担になっていた業務は何でしたか？
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山内様 ：管理面・運営面の双方で大きな負担がありました。
管理面では、参加申込みの受付や入金管理に加え、問い合わせ対応も多く、事務局だけで対応するのはかなりの負担でした。
発表者への連絡や発表データの管理も煩雑で、ミスが起こらないよう細心の注意を払う必要があり、大変な作業でした。
また運営面では、当日の会場設営や受付、進行管理などに多くのマンパワーが必要で、事務局だけで対応するのは難しいと感じていました。
エクシートへの依頼と評価
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当社に依頼した理由を教えてください。
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山内様 ：当初は都市部の業者にも相談しましたが、会場の構造や周辺環境、地域の事情までは十分に把握されていないと感じました。
懇親会の会場選定などでも、地元のレストランやホテルとのつながりがないため、調整が難しいのではないかと感じることが多く、不安がありました。
また、都市部の業者は価格設定も都市部基準で提示されるため、全体として費用が高く感じられました。
その点、エクシートさんは地元での実績があり、地域事情にも詳しく、予算に応じて柔軟に対応していただける点が安心材料でした。
さらに、過去に何度かオンライン学会をエクシートさんにお願いした実績もあり、これまでの関係性を踏まえて依頼することにしました。
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実際に当社に依頼してみていかがでしたか？
不安だった点、助かった点など、これまで発注していた他社との比較でその他当社が目立ったところはありましたか？ -
山内様 ：地方開催で予算が限られる中、費用面についてはさまざまな代替案をご提案いただき、最終的に予算内で運営できたことにとても満足しています。
費用が一番のボトルネックだったので、その条件をクリアできたのは本当に助かりました。
また、学会準備では運営会社と主催者側で細かい確認事項やコンセンサスの積み重ねが重要ですが、レスポンスが非常に早く、メールで相談するとすぐに返事をいただけたので安心して預けられました。
また、今回は総会も同時開催だったため本部との連携が必要であり、さらに地元の観光行政との調整も求められました。
そうした関係各所との連携や調整についても、うまく対応していただき、円滑に進められました。
エクシートさんは印刷物やホームページ、申込みシステムの構築・管理についてはもともと強みをお持ちだと知っていたので、その点の安心感もありました。
一方で、学会特有の対応が必要な部分については、エクシートさんだと少し不安もありましたが、結果的には参加者から特にネガティブな意見もなく、良い評価が聞かれています。
大会長として大変うれしく思っています。ぜひまたお願いしたいと思います。
大会を終えて
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大会長として本学会を主催されて、どのような効果がありましたか？
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山内様 ：250名を超える方にご参加いただき、当学会の地方開催としては十分すぎるほど多くの参加者が集まってくださいました。
学会を通じて参加者同士の交流や学びが深まったことが、まず何よりの成果だったと思います。
また、今回は観光企画として「ハピバス」も用意しましたが、実際にご利用いただいた方も多く、さらに延泊して周辺観光に足を延ばされた参加者も少なくありませんでした。
福井の魅力を知っていただく良い機会になったのではないかと思います。
久しぶりに福井を訪れた方からは、「駅や街がきれいになりましたね」といった声も多く聞かれました。
中にはお子様やご家族と一緒に来られた方もいたようで、学会をきっかけに福井を楽しんでいただけたことをうれしく感じています。
