業務の中で日常的に発生する「伝言メモ」や「社内チャットでの連絡」。短いやりとりの中にも、実は業務のスムーズさや相手への信頼感を左右する大切な要素が含まれています。「この内容で本当に正しく伝わるのか」と不安を感じたことのある方は、決して少なくないでしょう。

特に電話対応や不在時の伝達など、即時のコミュニケーションが難しい場面では、簡潔で要点を押さえた“伝わるメモ”の書き方が、ミスの防止や社内の信頼関係構築に直結します。 近年はチャットツールの活用も進み、社員一人ひとりに求められる「伝える力」の質はますます高まっています。

本記事では、紙メモ・チャットの両面に対応した業務メモの基本と、すぐに実践できるポイント、シーン別のテンプレートをご紹介します。新入社員の方はもちろん、社会人経験が長い方もぜひ参考にしてください。

目次

1. なぜ今、“メモ力”が仕事の質を決めるのか？
2. 紙でもチャットでも起きがちな「伝わらない」メモとは
3. 伝わる業務メモの3原則：簡潔・具体・気配り
4. 【紙メモ × チャット】状況別メッセージテンプレート集
5. メモは「あなたの代弁者」——伝える力が信頼につながる理由

なぜ今、“メモ力”が仕事の質を決めるのか？

業務のデジタル化が進む現代においても、手書きやチャットによる「短いメッセージで要点を伝える力」は、変わらず重視されるビジネススキルのひとつです。
特に社内での伝達業務では、スピーディーかつ誤解のない情報共有が求められるため、簡潔かつ配慮あるメモは、職場の信頼関係や業務効率を大きく左右します。

新入社員にとっては、メモの書き方ひとつで「仕事ができる人」として好印象を持たれることもあります。 一方、経験豊富な社員にとっても、自己流になりがちな伝達の仕方を見直す良い機会となるでしょう。

紙でもチャットでも起きがちな「伝わらない」メモとは

以下のようなメモを見かけたことはないでしょうか。

• 「◯◯さんから電話がありました」だけで、誰から・どのような用件か・対応の必要性が不明
• 「確認お願いします」だけで、何を・いつまでに確認すべきかが伝わらない
• 「よろしくお願いします」だけで、内容や目的が不明確なため対応しづらい

このような曖昧な伝達は、受け手に余計な手間やストレスを与えるだけでなく、確認ミスや対応遅れにつながるリスクもあります。言葉の選び方や文の構成によっては、冷たく感じられることもあるため、注意が必要です。

伝わる業務メモの3原則：簡潔・具体・気配り

① 簡潔にまとめる（1文1要点）

伝えたい内容は一文一要点でまとめましょう。
チャットでは特に、改行や箇条書きを活用することで、視認性が高まり、相手にとって読みやすくなります。

② 具体的に書く（5W1Hを意識）

誰が、何を、いつまでに、なぜ必要で、どう対応すべきか。
これらを明記するだけで、対応漏れや誤解が格段に減少します。

③ 気配りを添える（トーンに配慮）

「お手すきの際にご確認ください」や「ご多忙のところ恐縮ですが」などのひと言があるだけで、相手への印象が大きく変わります。
チャットにおいても、“書き手の温度”を感じさせる言葉選びが大切です。

【紙メモ × チャット】状況別メッセージテンプレート集

📞 電話伝言メモ

○○株式会社 田中様よりお電話がありました。  
内容：見積書の件でご相談  
折り返し希望：本日17時まで  
ご連絡先：090-××××-△△△△  
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。（山田）

🧾 不在時の業務伝達

14時に○○様が来社され、資料をお預かりしました。  
資料はデスク右側のファイルに保管しております。  
明日の午前中までに先方へご連絡をお願いいたします。（山田）

💬 チャットでの依頼メッセージ

【確認依頼】  
〇〇社より、納期変更のご連絡がありました。  
→ 添付資料をご確認のうえ、本日中に社内承認をお願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

メモは「あなたの代弁者」——伝える力が信頼につながる理由

業務メモは単なる連絡手段ではなく、自分に代わって相手とコミュニケーションをしてくれる“代弁者”です。 だからこそ、内容の正確さだけでなく、言葉選びや受け取る相手への配慮が求められます。

業務メモは、新入社員にとっては信頼を築くための第一歩であり、経験を積んだ社員にとっても、日々の仕事をよりスムーズに進めるための原点です。「伝える力」は、決して特別なスキルではなく、日々の心がけで誰でも磨くことができます。

ひとつひとつのやり取りに丁寧に向き合うことで、職場の信頼関係も、自分自身の成長も、確実に積み重なっていきます。伝わるメモの書き方を意識しながら、より良いコミュニケーションを育てていきましょう。