年末が近づくと、「今年の忘年会やクリスマス会、どうしよう？」と悩む企業も多いのではないでしょうか。気づけばもう12月後半。「やろうやろうと思っていたけれど、まだ何も決まっていない…」「部署ごとにやるべき？それとも全社でまとめたほうがいい？」といった声もよく聞かれます。

さらに、2024年は物価高の影響で予算が限られている中、どのようにして社員に負担をかけずに楽しめるイベントを企画するかが課題になっています。とはいえ、忘年会やクリスマス会は、1年の労をねぎらい、社員同士のコミュニケーションを深める大切な機会。エクシートでは、今年はクリスマスケーキを社員・スタッフにプレゼントする企画を進めているところです。

本記事では、コストを抑えつつも充実したイベントを実現するためのアイデアをご提案します。さらに、幹事への依頼をスムーズにするコツや、社員が気軽に参加できる工夫もご紹介。今年もあと少しですが、まだ間に合うこのタイミングで、楽しいイベントを企画しましょう！

目次

1. 忘年会・クリスマスイベント、今年はどうする？
2. 社員に負担なく楽しんでもらう工夫3選
3. 幹事の依頼をスムーズにするポイント
4. まとめ：まだ間に合う！楽しいイベントを計画しよう

忘年会・クリスマスイベント、今年はどうする？

毎年訪れる年末の忘年会やクリスマス会ですが、2024年は物価高が続く中、どのように予算を工夫しながらイベントを成功させるかが、多くの企業にとっての課題になっています。ただし、少ない予算だからといってクオリティを下げる必要はありません。ちょっとした工夫や選び方で、コスパ良く充実した時間を演出できます。

調査会社マクロミルが実施したアンケートによると、夜の会食などにネガティブな印象を持つ人が調査対象全体の85%以上になる、という結果も。（理由は「翌日に疲れが残る」「プライベートが削られる」「お金がかかる」など：参考サイト）

この章では、時間帯や節約術の具体的なアイデアをご提案します。

• 社内イベントでの節約術
  社内でケータリングやデリバリーサービスを利用することで、会場費用をカットしつつ、移動の負担も軽減できます。自社スペースが利用できる場合、簡単な装飾を加えるだけでも雰囲気が出ます。

• 少人数制の開催
  大規模な全社員参加の会ではなく、部門ごとや少人数での開催を検討するのも一案です。人数を絞ることで、一人当たりの費用を抑えつつ、参加者同士がリラックスして過ごせる環境を作れます。
  

• 時間帯を工夫する
  ランチタイムや夕方早めの時間帯に開催すると、ディナーに比べてコストを抑えられる上、終電などを気にせずに済むため社員にも喜ばれます。

社員に負担なく楽しんでもらう工夫3選

年末のイベントは、社員に感謝の気持ちを伝えたり、チームの結束力を高める良い機会です。しかし、社員に負担がかかるようなイベントは、かえって逆効果になることも…。例えば、参加費が高かったり、遠方の会場で移動に時間がかかったりすると、「楽しむどころではない」という声が出てしまいます。そこで、社員が気軽に参加でき、負担を軽減するための具体的な方法を3つご紹介します。

1. 交通費の補助を用意する
   遠方の会場を利用する場合は、交通費を一部または全額補助することで、社員の負担感を軽減できます。特に公共交通機関の利用を想定して回数券を用意するなどの配慮が喜ばれるでしょう。
   

1. 参加費を無料または低額に設定する
   忘年会の参加費が高すぎると、負担感から参加をためらう社員が増えることも。会社が全額負担するのが理想ですが、難しい場合は一部だけでも補助を行うのがおすすめです。また、飲み放題を限定時間にするなど、プランの工夫で全体のコストを抑えることも可能です。
   

1. オンライン＆オフラインのハイブリッド開催
   遠方や育児などで参加が難しい社員もいる場合、オンライン参加を可能にするハイブリッド形式がおすすめです。オンライン参加者向けに同じ料理をデリバリーで届けると、物理的な距離を感じさせず、全員で楽しめる工夫になります。

幹事の依頼をスムーズにするポイント

忘年会やクリスマス会の準備で重要な役割を担う「幹事」。しかし、幹事の仕事が多すぎたり、依頼の仕方が曖昧だったりすると、計画そのものがスムーズに進まなくなることもあります。「どう頼めば快く引き受けてもらえるのか？」「幹事の負担をどう軽くするか？」これらのポイントを押さえておけば、準備段階からスムーズに進められるだけでなく、当日も全員が楽しめるイベントを実現できます。ここでは、そのための具体策をお伝えします。

1. タスクをリスト化する
   幹事に依頼する際は、全体のタスクをリスト化して、何をどこまでお願いするかを明確にしましょう。会場予約、参加者の取りまとめ、景品の手配など、タスクを明確にして共有することで、幹事の負担を軽減できます。
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4. スケジュール調整ツールを活用する
   無料アプリやツールを活用してスケジュール調整をすれば、予定の確認や集計が自動でできます。LINEスケジュール、調整さん、Googleカレンダーなどを準備しておくと、幹事の負担がかなり軽減できます。エクシートではGoogleカレンダーでスケジュールを調整しています。

1. サポート役を設定する
   幹事1人に全てを任せるのではなく、サポート役を複数人設定するとスムーズです。特に日程調整や景品準備など、分担できるタスクは早めにチームで割り振るのがおすすめです。
   

1. 会社側のサポートを示す
   幹事に「全てを丸投げ」するのではなく、会社側からもサポートがあると示すことが大切です。例えば、事前に会場候補をリストアップしたり、予算枠を明確に提示したりすると、幹事の不安が軽減します。

まとめ：2024年もあと少し！楽しいイベントを計画しよう

予算が限られていても、会場選びやプランに少し工夫を加えるだけで、楽しいイベントを開くことは十分可能です。社員がリラックスして参加できる環境を整え、コミュニケーションが深まるような雰囲気になるよう、アイデアを取り入れてみてください。今年もあとわずかですが、「まだ間に合う」このタイミングで、できることから始めてみましょう！