社内業務を劇的に効率化！チャットボット活用アイデア6選

「社員からの質問対応に追われて、肝心の仕事が進まない」
「もっと本質的な業務に集中したい」
こうした悩みは、多くの中小企業の現場で共通するものです。
特に人事・総務部門では、日々発生する定型的な問い合わせ対応が、時間とリソースを圧迫しています。

そんな中、注目されているのが「社内チャットボット」の活用です。
専門知識がなくても導入でき、社員のよくある質問に自動で答えてくれるため、業務効率化に大きく貢献します。
とはいえ、「本当に使えるの？」「何から始めればいいかわからない」という不安もあるでしょう。

この記事では、実際の現場で効果が見込めるチャットボット活用アイデア6選を厳選してご紹介します。
「まずはここから始めてみる」というリアルな視点で、導入の第一歩をサポートします！

目次

1. 社内チャットボットとは？
2. なぜ人事・総務業務にチャットボットが有効なのか
3. 現場で役立つ社内チャットボット活用例6選
4. 社内チャットボット導入を成功させるためのポイント
5. まとめ｜小さく始めて、大きな成果を目指そう

社内チャットボットとは？

社内チャットボットとは、社員からの問い合わせやリクエストに対し、あらかじめ設定された回答を自動で返してくれるツールのことです。
使い方はとてもシンプルで、社員がチャット上に質問を入力すると、事前に登録された答えが即座に返ってきます。

近年、クラウド型のチャットボットサービスが増え、月額数千円から利用できるものも登場。
専門知識がなくても、マウス操作や簡単な入力だけで作成・運用が可能です。

また、AIを活用した高度なチャットボットもありますが、まずは「ルールベース型」と呼ばれる、あらかじめ質問と回答をセットしておくシンプルな仕組みから始めるのがおすすめです。

なぜ人事・総務業務にチャットボットが有効なのか

人事・総務部門は、組織運営に欠かせない重要な役割を担っています。
しかし、その多くは「社員対応」というルーティン業務に多くの時間が取られがちです。

例えば、

• 就業規則や福利厚生に関する質問対応
• 休暇申請の案内
• 経費精算の手続き説明
• 新入社員の受け入れ対応

こうした業務は一見小さなタスクですが、毎日の積み重ねで膨大な時間を消費します。
さらに、同じ質問に何度も答えなければならないため、担当者の負担も大きくなります。

チャットボットを導入すれば、これらの定型的な問い合わせを自動化でき、
担当者はより高度な判断が必要な仕事や、社員一人ひとりに向き合うべき業務に集中できるようになります。
結果として、部門全体の生産性向上にもつながるのです。

現場で役立つ社内チャットボット活用例6選

①社内規程・就業規則のQ&A対応

就業時間、休憩ルール、テレワーク規程など、社内ルールに関する問い合わせは、人事・総務担当者への負担になりやすい業務の一つです。
チャットボットに要点を登録しておけば、社員がいつでも必要な情報にアクセスでき、業務時間の大幅削減が可能になります。

＜よくある質問例＞
・就業規則の最新版はどこで見れますか？
・テレワーク中の勤務時間はどうなっていますか？

②休暇申請手順・年休残日数の案内

休暇申請の方法や、残っている有給日数の確認などは、時期によって集中して問い合わせが増えます。
チャットボットなら、いつでも手順案内ができ、社員の自己解決を促すことが可能です。

＜よくある質問例＞
・有給休暇、あと何日残っていますか？
・休暇申請の流れを教えてください

③福利厚生メニューの問い合わせ対応

福利厚生制度は会社にとって大きな魅力ですが、制度内容を知らない社員も意外と多いものです。
チャットボットに福利厚生の情報を登録しておけば、必要なときにすぐ確認でき、利用率向上にもつながります。

＜よくある質問例＞
・健康診断の受診方法はどうすればいいですか？
・通勤手当の申請方法を教えてください

④経費精算フローの案内

経費精算には細かなルールがあり、確認漏れや申請ミスも多発しがちです。
チャットボットが申請手順や必要書類をガイドすることで、無駄な差し戻しややり直しを減らすことができます。

＜よくある質問例＞
・交通費の精算申請ってどこからできますか？
・領収書の提出って必須ですか？

⑤新入社員の手続きサポート

新入社員への案内は、毎年発生するルーチン業務です。
チャットボットを使えば、提出書類や初日の持ち物リストなど、必要な情報を事前に伝えることができ、総務担当者の負担を軽減できます。

＜よくある質問例＞
・入社初日に必要な持ち物は何ですか？
・入社手続きの期限はいつまでですか？

⑥備品申請・管理サポート

業務に必要な備品申請は、メールや紙ベースで行うと管理が煩雑になりがちです。
チャットボットを利用すれば、申請受付から在庫確認まで一括管理でき、社内の申請業務がスムーズになります。

＜よくある質問例＞
・新しいノートパソコンを申請したいのですが
・社内にモニターの在庫はありますか？

社内チャットボット導入を成功させるためのポイント

社内チャットボットの導入を成功させるためには、いくつかのコツがあります。

①最初は「よくある質問」だけに絞る
いきなり完璧なチャットボットを作ろうとすると、設定作業に追われ、挫折しがちです。
まずは「一番よく聞かれる質問」数件からスタートしましょう。

②社内用語ではなく、わかりやすい言葉で設定する
内部だけで通じる専門用語や略語は避け、誰が読んでも理解できる文章を心がけます。

③社員からのフィードバックをもとに改善する
運用開始後、社員からの声を収集して、回答内容をブラッシュアップしていきましょう。
少しずつでも改善を重ねることが、定着のカギです。

まとめ｜小さく始めて、大きな成果を目指そう

社内チャットボットは、「社員対応に追われる日々」から脱却するための強力なサポートツールです。
しかも、専門的なITスキルがなくても簡単に運用できるため、導入ハードルも高くありません。

まずは小さな業務から自動化を始め、成果を積み重ねていきましょう。
日々の問い合わせ対応にかかる時間を減らし、社員一人ひとりが本来の業務に集中できる環境を作ることが、組織の生産性向上につながります。

エクシートでは、社内DX・省力化施策の設計、立ち上げ支援を実施しております。

「業務効率を改善したい」「自社に合わせた導入方法が知りたい」といったお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。オンラインでの無料相談も承っております。